Diagramma di Flusso (zoom per ingrandire)
Dettaglio dei messaggi che vengono inviati
Ogni volta che viene fissato un appuntamento, due giorni prima della data dell'appuntamento, alle 9.00 di mattina, viene inviato un messaggio che chiede al contatto di confermare la sua intenzione di presentarsi all'appuntamento
Se il contatto clicca il bottone "Conferma l'appuntamento", il contatto passa in stato "Appuntamento Confermato" e parte la sequenza di Messaggi di Promemoria
Se il contatto clicca il bottone "Voglio disdire", Pipelean manderà automaticamente il messaggio di disdetta, evidenziando la persona nella fase "Cancella", per fare in modo che tu possa toglierlo anche dal tuo calendario
Se il contatto NON RISPONDE al messaggio, si apre un promemoria di Pipelean (visibile solo a te utente di Pipelean) che ti informa che la persona NON ha confermato l'appuntamento, quindi poi sta a te chiamarlo e confermare telefonicamente il tuo appuntamento con lo stesso.
Il contatto deve confermare l'appuntamento esplicitamente. Sia la non risposta che la disdetta portano allo stesso modo alla comparsa del messaggio di avviso della non conferma.
Quando il contatto passa in fase "Appuntamento Disdetto", viene inviato questo messaggio per chiedere se vuole prenotare un nuovo appuntamento:
Se il contatto clicca il bottone "Voglio ri-prenotare" torna nella fase "chatta", ma resta anche in "Cancella" fin quando non clicchi su "Risolvi Task" nel promemoria.
Se il contatto clicca il bottone "Non mi interessa più" passa in stato "Non Interessato", ma resta anche in "Cancella" fin quando non clicchi su "Risolvi Task" nel promemoria.
Se il contatto non risponde, entra in gioco la Sequenza di Recupero
No-show e Disdette dell'ultimo minuto
Come vedi, il nostro metodo prevede una politica molto "aggressiva" in relazione agli appuntamenti disdetti. Gli appuntamenti devono essere confermati esplicitamente, altrimenti vengono disdetti: una non-risposta viene trattata come un'intenzione implicita di disdetta.
Ti chiederai: "ma così non rischiamo di cancellare degli appuntamenti di potenziali clienti che in realtà volevano venire ma si sono semplicemente dimenticati di rispondere?"
La risposta è semplice:
Nella stragrande maggioranza dei casi, i contatti intenzionati a venire rispondono: tutti guardano i messaggi Whatsapp e cliccare un bottone richiede un secondo.
Di solito chi decide di non cliccare quel bottone è in dubbio se presentarsi o no
Nei rari casi in cui dei clienti si vedono cancellare un appuntamento al quale in realtà volevano venire, quello che fanno è scriverti subito dopo: "ah no scusate io volevo venire!!" e a te basta fissare di nuovo l'appuntamento.
D'altro canto, gestendo decine di migliaia di lead, abbiamo concluso che questa politica "aggressiva" nella gestione degli appuntamenti da disdire è necessaria:
I clienti che non si presentano agli appuntamenti o che disdicono all'ultimo occupano degli spazi in agenda che avresti potuto assegnare ad altri clienti e ti fanno perdere sia tempo che soldi!